オフィスでスペースが逼迫している…そんな悩みを抱える企業は少なくありません。特に製造業をはじめとした多くの業種では、販促用の紙カタログやパンフレットといった印刷物の保管・管理が大きな課題となっています。
「紙媒体は効果があるが、保管コストがかさむ」「在庫が把握しにくく、欠品や過剰在庫が発生しがち」このような悩みを解決する手段の一つが、“カタログ発送代行サービス”を活用したアウトソーシングです。
本記事では、紙媒体の販促効果を維持しながらも、オフィスの固定費削減と業務効率化を実現する具体的な方法について、詳しく解説していきます。
目次
カタログ保管がもたらす見えないコスト
都心オフィスでは限られたスペースを有効活用することが求められます。
しかし、販促用の紙カタログやパンフレットの保管は、意外と大きなスペースを占有し、見えないコストを生み出しています。
これらの印刷物は、定期的な更新や季節ごとの変更が必要であり、在庫管理や保管スペースの確保に多大な労力とコストがかかります。また、保管スペースの確保が難しい場合、外部倉庫を利用することになり、さらにコストが増加します。
カタログ保管にかかる具体的なコストとは？
カタログやパンフレットの保管に伴うコストは、以下のような項目が挙げられます。
オフィススペースの賃料
都心部のオフィスでは、1平方メートルあたりの賃料が高額であり、保管スペースとして使用することで、他の業務スペースが圧迫されます。
都心部のオフィスの賃料は20,000円/坪を超えることも珍しくありません。
仮に10坪をカタログ保管に使用したとすると200,000円/月額のコストに換算されていることになります。
外部倉庫の利用料
保管スペースが不足している場合、外部倉庫を利用することになりますが、その際の賃料や管理費が発生します。
都心に近い外部倉庫の賃料は10,000円/坪前後と想定されます。
在庫管理の人件費
カタログの在庫状況を把握し、必要に応じて補充や廃棄を行うための人件費が必要です。
営業所や社内からの発送依頼、ピッキング、梱包、伝票作成、配送引き渡し、在庫管理、在庫補充など
業務範囲は多岐にわたります。
印刷コスト
在庫切れを防ぐために、多めに印刷することが一般的ですが、結果として余剰在庫が発生し、無駄なコストにつながります。
これらのコストは、企業の固定費として継続的に発生し、経営を圧迫する要因となります。
アウトソーシングによる保管のメリット
カタログやパンフレットの保管・発送業務をアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが得られます。
コスト削減
保管スペースの確保や在庫管理にかかるコストを削減できます。
弊社、京葉物流センターは5,500円/坪で提供しております、都心のオフィス、都心に近い外部倉庫に比べて
リーズナブルな価格で提供しております、また、スペース効率を高めて保管スペースを少なくすることも可能です。
コスト比較
都心のオフィスでカタログを管理発送するより、アウトソーシングの方が大幅にコストダウンが可能です
弊社では、何項目かのヒアリングで概算を算出しておりますのでご希望の方は
お問い合わせフォームに『概算算出希望』とご記載ください。
https://www.iec-exp.co.jp/contact/
業務効率化
専門業者に委託することで、在庫管理や発送業務の効率が向上し、社内リソースをコア業務に集中させることができます。
弊社は、標準でWebオーダーシステムを提供しており、お客様からご評価いただいております
・発注が容易かつ全国拠点からダイレクトに発注が可能
・在庫状況がリアルに確認可能
・発注実績、出荷実績などが画面で確認できる
柔軟な対応
オンデマンド印刷やWebオーダーシステムの活用により、必要な部数を必要なタイミングで印刷・発送することが可能となり、在庫の最適化が図れます。
これらのメリットにより、企業は固定費の削減と業務効率化を同時に実現することができます。
アウトソーシングのデメリットとその対策
アウトソーシングには以下のようなデメリットも存在しますが、適切な対策を講じることでリスクを最小限に抑えることが可能です。
情報漏洩のリスク
外部業者に業務を委託することで、機密情報が漏洩するリスクが高まります。対策としては、信頼性の高い業者を選定し、秘密保持契約を締結することが重要です。
プライバシーマークに加えて、ISMSを取得していることが重要です。
品質のばらつき
業者によっては、サービスの品質にばらつきがある場合があります。定期的なミーティングや報告を通じて、業務の進捗状況や品質を確認し、必要に応じて改善を求めることが必要です。
QMSを取得していることが重要です。
社内ノウハウの蓄積不足
業務を外部に委託することで、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。これを防ぐためには、業務フローや手順を文書化し、社内で共有することが重要です。
これらの対策を講じることで、アウトソーシングのデメリットを最小限に抑え、メリットを最大限に活用することができます。
ケーススタディ：アウトソーシング導入企業の成功事例
ある製造業の企業では、カタログの保管・発送業務をアウトソーシングすることで、以下のような成果を上げました。
事例：カタログ保管・発送業務の外部委託による業務効率化とサービス品質向上
製造業A社では、製品カタログの保管・管理・発送業務をアウトソーシングすることで、社内リソースの問題を解消し、アフターサービスの向上に成功しました。
従来、社内で行っていたこれらの業務を外部に委託することで、従業員はコア業務に集中できるようになり、結果として顧客満足度の向上につながりました。
加えて下記も弊社に委ねることでコスト・品質・利便性が大幅に改善されました。
①Webオーダーシステムにより、簡単な発注、在庫の可視化、在庫補充アラートなどで運用改善がはかれました。
②カタログ・チラシの在庫を減らし、オンデマンド印刷で必要な分を必要な時にタイムリーに作成。
③展示会向けのカタログ出荷。
④キャンペーンDMの安価な発送。
自社に適した保管方法を選ぶためのチェックリスト
アウトソーシング導入を検討する際には、自社の状況に合わせて最適な保管・運用方法を選ぶことが重要です。以下のチェックリストを参考にして、自社に合った方法を見極めましょう。
- 現在のカタログ・販促資材の保管コストはどれくらいか？
- 社内に十分な保管スペースはあるか？
- 在庫管理や発送業務に人手が取られていないか？
- 印刷物の在庫過多や欠品が発生していないか？
- ピークシーズン（展示会や新製品発表時など）に対応できているか？
- デジタル発注やオンデマンド印刷などのIT対応はできているか？
- 委託先のサービス品質・セキュリティ対策に信頼がおけるか？
これらの項目に複数該当する場合、アウトソーシングによる運用改善の余地があると考えられます。
まとめ：カタログ保管の見直しで固定費削減と業務効率化を実現
紙媒体の販促物には依然として高い効果がありますが、その保管や管理に関わるコストは、見過ごせない経営課題の一つです。特に都心部の企業にとっては、スペースとコストの両面から見直しが求められています。
カタログやパンフレットの保管・発送業務をアウトソーシングすることで、固定費を抑えつつ、業務効率の向上を図ることが可能になります。さらに、オンデマンド印刷やWebオーダーシステムの導入により、より柔軟かつ迅速な運用も実現します。
カタログ発送代行サービスはまるっとおまかせください
弊社が提供する「カタログ発送代行サービス」では、カタログや販促資材の保管・在庫管理から、Webオーダーシステムを通じた発注、ピッキング・梱包・発送までを一括してサポートいたします。オンデマンド印刷にも対応しており、無在庫での運用も可能です。
スペースの有効活用や固定費の削減をお考えの企業様は、ぜひ導入をご検討ください。
▼サービスの詳細はこちら
カタログ発送代行サービス
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